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El
trabajo se realizó en decenas de oficinas en
Europa, aunque sencillamente podría trazarse un
paralelismo con lo que ocurre entre los mensajes
entre amigos.
El estudio, elaborado por Dynamic Markets sobre
750 trabajadores de empresas en cinco países
europeos (España, Reino Unido, Francia, Alemania e
Italia) arroja entre sus conclusiones que el
e-mail es fuente habitual de conflictos.
Según el trabajo, el 61% de los encuestados cree
que los correos no respondidos retrasan las
decisiones comerciales. Asimismo, los mensajes
confusos o descuidados pueden dañar las relaciones
y ser causa de enfrentamientos.
Por ejemplo, ante la ausencia de respuesta se
“bombardea” con más mails para conseguirla, se
mandan correos urgentes sin ninguna llamada de
atención y se escriben otros con un exceso de
palabrería y una mala redacción que provoca
malentendidos y daña las relaciones.
En ese sentido, uno de cada diez encuestados tuvo
enfrentamientos por los malos entendidos generados
a raíz del tono de los mensajes. En el caso
contrario, algunos admitieron que mintieron al
decir que no habían recibido un correo.
Según François Bornibus, vicepresidente de palmOne
EMEA, “se espera que para este año la media de
correos electrónicos enviados cada día supere los
36.000 millones . El correo electrónico supone una
revolución en nuestra forma de entender la
comunicación y los negocios, pero cuando su uso se
expanda aun más y el empleo de teléfonos
inteligentes para acceder a él se convierta en
norma, será necesario un cambio de comportamiento,
una nueva actitud ante el correo. De lo contrario,
los siete pecados capitales identificados por
nuestro estudio sólo se agravarán”.
Los siete
El estudio de palmOne identifica los siete pecados
capitales más sufridos por los trabajadores que
emplean correo electrónico:
1. PASARLO POR ALTO: la tendencia a no responder.
Uno de cada diez encuestados se queja de recibir
tantos correos que no tiene tiempo de responderlos
todos. Más de una quinta parte de los encuestados
residentes en España o Reino Unido teme volver a
la oficina después de alguna ausencia a causa de
la montaña de correo que sabe que les espera.
Con tanto correo, dejando aparte los que son
inútiles o irrelevantes, no es de extrañar que la
cuarta parte de los encuestados tenga que implorar
una respuesta a más de la mitad de los correos que
envían. La situación es particularmente grave en
Italia donde el porcentaje de casos se dispara
hasta el 70%.
2. NEGACIÓN: fingir no haber recibido un correo de
alguien. Cuanto menos respondemos, más culpables
nos sentimos. Uno de cada diez encuestados
confiesa sentirse culpable en el trabajo por no
haber respondido el correo. En el Reino Unido
hasta un 11% de los encuestados recurrió a fingir
no haber recibido un correo cuando se les pidió
contestación.
3. SUPOSICIÓN: la mala costumbre de suponer que
todo el mundo leyó un correo urgente. Demasiadas
personas se limitan a enviar un correo (y a
confiar en que fue recibido y leído) para
comunicar información urgente. A un 27% de los
encuestados les molesta que el correo importante
se envíe sin ningún tipo de aviso especial
adicional como una llamada telefónica.
4. PALABRERÍA: la tendencia a extenderse más de lo
necesario. A los trabajadores les molesta también
recibir páginas de texto que requieren una
búsqueda de la información que les afecta. La
tercera parte de los encuestados franceses destacó
este hecho como especialmente irritante, y es el
personal de mayor nivel de responsabilidad quien
más lo sufre.
5. PARA TODOS: mandar el mismo correo a todo el
mundo, incluso a las personas a las que no
incumbe. Más de la cuarta parte de los encuestados
se muestra frustrada por recibir mensajes que no
le incumbe, un problema al que se enfrenta el 30%
de los directores de alto nivel. Más de la tercera
parte de los encuestados italianos sufre una
bandeja de entrada llena a causa de estos correos
irrelevantes.
6. DEJADEZ: los pecados de mala gramática y
ortografía, argumentos inconexos y lenguaje
confuso. El 81% de los encuestados tiene una
opinión negativa de aquellos que envían mensajes
mal escritos y con errores ortográficos y
gramaticales. Este es particularmente el caso de
Alemania, donde la tercera parte de los
encuestados considera que los remitentes son
dejados y descuidados. Y los jefes básicos y
administradores de toda Europa deben ir con pies
de plomo ya que los directores de alto nivel
tienen una visión especialmente negativa de los
correos mal escritos y dejados, un 41% ve en ellos
una muestra de pereza e incluso de falta de
respeto.
7. FALTA DE TACTO: no emplear el tono correcto.
Enviar mensajes cortos y bruscos sin atender a los
modales necesarios puede dañar una relación de
forma no intencionada. Uno de cada diez
encuestados, y hasta un 23% en Alemania, confesó
haber tenido enfrentamientos con algún compañero o
con terceros porque malinterpretaron lo que se
decía.
Asimismo, palmOne elaboró una guía de actitud para
hacer uso del correo electrónico de una manera más
inteligente y productiva.
1. CONFIRME SIEMPRE LA RECEPCIÓN: asegúrese de
contestar antes de 24 horas, aunque sea tan sólo
para decir que ahora está ocupado y que contestará
más adelante.
2. NO REHUYA EL ASUNTO: si no puede dar una
respuesta satisfactoria inmediata, avise al
remitente. No se ponga en la vergonzosa situación
de tener que fingir no haber recibido un correo
sólo porque no le prestó atención en su momento.
3. NO DE NADA POR SENTADO, LLAME: si su correo es
urgente, avise de su envío mediante una llamada
para hablar del tema, aclarar lo que se necesita
hacer y fijar un plazo realista.
4. VAYA AL GRANO: decida por adelantado qué quiere
decir exactamente y limite el número de elementos
al mínimo posible. Cuanto más largo sea su
mensaje, menos probabilidades hay de que lo lean.
5. PREGÚNTESE SI NECESITAN ESTAR TODOS COPIADOS:
si tiene que enviar un correo a una lista de
personas, incluya sólo a aquéllas a las que afecte
directamente el asunto. Para acelerar las
respuestas, escriba directamente a cada individuo
afectado.
6. EN FORMALIDAD, PEQUE POR EXCESO: escribir un
correo no debe ser excusa para saltarse la función
"Revisión ortográfica" ni para usar un lenguaje
taquigráfico o de la calle. Mantenga el respeto
mutuo y escriba sus correos como si escribiera una
carta. Compruebe siempre los errores antes de
enviar el mensaje.
7. EVITE LOS JUICIOS PRECIPITADOS: algunos correos
pueden resultar ofensivos a primera vista; pero al
observarlos más detenidamente vemos que
simplemente están mal escritos o con prisa. No
responda nunca cuando esté enfadado o
emocionalmente herido; no olvide que el correo se
queda archivado y que su respuesta ofensiva o
desconsiderada puede tener consecuencias. |
