La Directiva 2001/115/CE del Consejo, vigente desde el día 1 de enero de 2004 en los Estados miembros de la Unión europea, entrará en vigor en los países en vías de adhesión con el objeto de armonizar, simplificar y modernizar las condiciones impuestas a la facturación a las que los operadores deberán someterse en cuanto vendan un bien o un servicio que esté sujeto al Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA).

La presente Directiva establece un marco jurídico comunitario en cuanto a la transmisión y a la conservación electrónica de facturas se refiere. De esta manera, cualquier operador de la Unión europea ya sólo tendrá, de ahora en adelante, que estar sujeto a una única regulación para la totalidad de facturas que expida independientemente de que los bienes o servicios que preste sean o no gravados. Las administraciones tributarias reconocerán como válida cualquier tipo de factura que esté sujeta a dicha regulación a efectos de recaudación del Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA) en toda la Comunidad

▪ Una lista de menciones obligatorias tendrán que figurar en cada una de las facturas. Así; por ejemplo, la fecha de expedición, el número de factura, el nombre y la dirección del vendedor y de su cliente, la descripción de los bienes o de los servicios entregados, el tipo del IVA aplicado y el importe del IVA que se deberá abonar. En ciertos casos, tales como la venta de vehículos nuevos, se deberá aportar, además, otro tipo de información suplementaria.

▪ Unas disposiciones simplificadas para algunos de los operadores (tales como pequeñas empresas) y determinadas facturas (en el caso en que el importe no sea muy alto).

▪ La posibilidad de expedir facturas electrónicas en lugar de facturas en papel que podrán ser  utilizadas para las solicitudes de IVA deducible.

▪ La posibilidad de elegir el lugar y el modo de conservación de las facturas. Así, la presente Directiva permite al operador mantener sus facturas en línea en un Estado miembro diferente a aquel en que se ha establecido en un principio.

▪ La posibilidad que tiene el operador de encargar sus operaciones de facturación a una tercera parte o a su cliente (autofacturación; por ejemplo).

Las nuevas normas no se aplicarán a las importaciones provenientes de países de fuera de la UE porque éstas competen a regímenes aduaneros.

¿En qué momento se aplicarán las nuevas normas?

Estas nuevas normas sólo se aplicarán en el momento en que sea obligatorio expedir una factura a efectos de recaudación de IVA. Así, por ejemplo, en el caso en que exista una base imponible de bienes o de servicios desde un operador a otro. Además, se pueden dar otros casos tales como la venta a distancia desde un Estado miembro a consumidores privados situados en otro Estado miembro y la venta de vehículos nuevos.

Por consiguiente, la nueva Directiva se aplicará a las entregas que se efectúen en el seno de un Estado miembro, a las entregas entre Estados miembros y a las exportaciones que se realicen hacia países que se encuentren fuera de la Unión europea (aunque éstos se beneficien de una exención de IVA). En cualquier caso, se aplicarán las normas relativas a la lista de menciones obligatorias así como las exigencias técnicas requeridas.

En la práctica, es muy poco probable que los comerciantes utilicen diferentes sistemas de facturación cuando realicen las ventas a los consumidores finales y a otros operadores. Seguramente, se utilizarán los mismos sistemas de facturación en ambos casos (aunque la información que se disponga sea a veces menor en las facturas que vayan dirigidas a los consumidores finales pues éstos no ofrecen datos con respecto al IVA).

¿Quién se puede beneficiar de esta Directiva?

Los operadores y las administraciones tributarias se beneficiarán de esta Directiva.

En primer lugar y por lo que respecta a los operadores, el hecho de que éstos ya sólo tengan que estar sujetos a una regulación europea en materia de facturación les servirá para economizar en cuanto a costes se refiere. Las nuevas normas armonizadas son más flexibles en cuanto al uso de la facturación electrónica se refiere. Así, los operadores están sólo obligados a respetar ciertas exigencias de seguridad y no tienen que depender de ciertas normas técnicas más concretas. De este modo, la Directiva establece ciertas pautas de seguridad pero ofrece una libertad absoluta a los operadores a la hora de utilizar la tecnología y de poner en práctica estas pautas de seguridad.

La Directiva fomenta la facturación electrónica y contribuye de la misma manera al desarrollo del comercio electrónico.

En segundo lugar, las administraciones tributarias se beneficiarán de dicha Directiva en cuanto a costes y a eficacia se refiere. Aún cuando la posibilidad ofrecida a los operadores de recurrir a la facturación electrónica llevará consigo que las administraciones tengan que hacer una inversión mayor en cuanto a tecnologías se refiere (sofware, material y formación), estas mismas administraciones  se beneficiarán desde entonces de sistemas de control más eficientes. La Comisión europea trabaja de manera conjunta con los Estados miembros con el objeto de modernizar las disposiciones en materia de control tributario como parte del programa Fiscalis de cooperación entre los Estados miembros para combatir el fraude (véase IP/02/1550).

¿ Qué condiciones deben cumplir los operadores para poder utilizar la facturación electrónica?

De acuerdo con la nueva Directiva, cada operador es libre a partir de ahora de recurrir a la facturación electrónica a condición de que se garantice la autenticidad y la integridad del contenido de la factura.

La Directiva establece dos maneras diferentes para asegurar estas condiciones:

- Firmas electrónicas avanzadas.

- Intercambio Electrónico de Datos (EDI).

Las firmas electrónicas avanzadas permiten que cualquier persona que esté obteniendo información a través de la red electrónica pueda determinar el origen de dicha información así como comprobar que no se haya producido ningún cambio en ésta. Se trata de una firma que está directamente ligada a la persona que firma y que permite identificar a ésta. Además, esta firma se crea utilizando unos medios que sólo el firmante conoce de manera que si se produce una modificación de la información, ésta se pueda detectar de manera sencilla.

El EDI es un sistema de seguridad de transmisión de información por vía electrónica que utilizan las empresas. Es un sistema que se basa en una norma previamente establecida. Se puede entender y tratar este sistema de manera automática y no necesita de la intervención humana. Una de estas normas, EDIFACT (intercambio de información electrónica para la administración, el comercio y el transporte), está reconocida hoy en día como norma EDI internacional y ha sido adoptada por las organizaciones que tienen como objeto comercializar en un contexto internacional.

El operador que expide la factura es libre de utilizar la tecnología o la norma que más le convenga con tal de que se lleven a cabo las condiciones pactadas en cuanto a materia de seguridad se refiere.

Los Estados miembros tienen la libertad de recurrir a otros métodos que ofrezcan una seguridad menor para garantizar la autenticidad  y la integridad del contenido de las facturas.

La nueva Directiva establece que los operadores no estarán obligados a solicitar una autorización a las autoridades tributarias ni a informales de ello antes de poder utilizar las facturas electrónicas.

Sin embargo, los Estados miembros tienen la opción de instaurar un sistema de notificación previa durante un cierto periodo de tiempo (hasta finales del año 2005).

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